Grandi vantaggi della firma elettronica nella gestione dei documenti

Non importa se siete una piccola, media o grande azienda. Tutte le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni o settore, generano e ricevono documenti quotidianamente. La scelta di un sistema efficiente di gestione dei documenti, combinato con risorse tecnologiche e soluzioni digitali efficaci, ha un effetto positivo sulla crescita del tuo business.

Se state pensando di fare un uso veramente efficiente di tutta la documentazione aziendale, in questo articolo conoscerete i vantaggi dell’integrazione della firma elettronica nel sistema di gestione dei documenti della vostra azienda.

Caratteristiche chiave di un buon sistema di gestione dei documenti

Tradizionalmente, la gestione dei documenti è stata intesa come “l’insieme delle regole che vengono applicate per gestire e amministrare i documenti di tutti i tipi che vengono creati e ricevuti in un’organizzazione”.

Al di là della sua definizione, e senza perdere di vista il nuovo scenario lavorativo, in cui il telelavoro e le nuove modalità di lavoro flessibile sono diventate la norma, la scelta del sistema di gestione documentale è fondamentale per le aziende. La sua importanza risiede nel ruolo che svolge come veicolo di sviluppo, contribuendo alla crescita esponenziale dell’azienda. Ma perché la gestione sia efficace ed efficiente, deve soddisfare una serie di requisiti;

➣ Facilità di accesso ai documenti: il tempo è una risorsa preziosa in qualsiasi azienda. Un sistema accessibile economizza l’uso del tempo necessario per completare compiti ricorrenti, come permettere l’estrazione di informazioni in modo agile e semplice.

➣ Controllo delle versioni: diverse versioni dello stesso documento sono una costante nello sviluppo di un progetto. Un efficace sistema di gestione dei documenti evita i problemi derivanti dall’avere diverse versioni parallele dei documenti.

➣ Sicurezza: sapere in ogni momento chi accede ad ogni documento, da dove si accede e per quale scopo.

Problemi di gestione dei documenti da affrontare durante il telelavoro.

La dipendenza fisica dalla carta diventa un problema serio nel compito di eseguire una gestione efficiente dei documenti, che soddisfa i requisiti dettagliati sopra.

Il telelavoro, un’ancora di salvezza che durante il confino aveva un carattere meramente temporaneo, ha finito per diventare una modalità permanente in molte delle imprese che lo hanno implementato. I vantaggi sono stati numerosi, ma per molte aziende che hanno mantenuto il loro vecchio sistema di gestione dei documenti cartacei, l’amministrazione quotidiana della loro documentazione è diventata una successione di problemi, evidenziandone di seguito solo alcuni, perché sono i più comuni.

➢ Il telelavoro e la gestione dei documenti cartacei sono incompatibili: se i dipendenti e i documenti cartacei non condividono lo stesso spazio, i compiti quotidiani e necessari come firmare qualsiasi tipo di documentazione e archiviarla sono molto difficili da eseguire.

➢ Perdita di produttività: il risultato della complessità, e in alcuni casi, l’impossibilità di accesso ai documenti fisici da parte dei dipendenti che lavorano da casa, ritarda compiti e progetti, oltre a diminuire significativamente la produttività.

5 benefici della firma elettronica per la gestione dei documenti

La cattiva gestione dei documenti aziendali può avere gravi conseguenze. Massimizzare le risorse tecnologiche, incorporando soluzioni digitali efficienti che generano documenti in formato digitale ed eliminano gli svantaggi della scansione e dell’uso della carta, riduce il consumo di risorse e aumenta la produttività.

Grandi miglioramenti si possono ottenere dopo aver incorporato la firma elettronica alla gestione della documentazione all’interno di un’organizzazione, anche in nuovi modi di lavorare. Modalità non presenziali come il telelavoro, aggireranno alcuni dei problemi di gestione documentale di contratti e accordi firmati su carta, beneficiando dei suoi vantaggi e dei suoi molteplici benefici.

Integrando la firma elettronica nel sistema di gestione dei documenti, riduciamo notevolmente il tempo sprecato per completare il processo di firma cartacea. Oltre al risparmio, soluzioni come la Firma Automatica permettono la firma di grandi volumi di qualsiasi tipo di documento o transazione, garantendo sempre la sua integrità e autenticità, ottenendo una maggiore efficienza.

Grazie alla firma elettronica, dipendenti, fornitori e clienti possono firmare documenti senza bisogno di essere o presentarsi nella sede dell’azienda. Questa indipendenza sta diventando sempre più importante nel nuovo scenario lavorativo, caratterizzato da professionisti che svolgono le loro funzioni a distanza.

Nelle aziende, è comune trovare casi di firma di documenti che richiedono il consenso di più firmatari. L’aumento del numero di firmatari e, in alcuni casi, la necessità di stampare e firmare più di una copia, aumenta la probabilità di perdita della documentazione e di ritardi nel completamento del processo di firma cartacea.

In alcuni progetti, la firma immediata dei documenti è vitale per il loro progresso. L’integrazione della firma elettronica nel sistema di gestione dei documenti permette di firmare i documenti senza attese o ritardi, accelerando il processo di firma ed evitando i temuti colli di bottiglia.

Integrando la firma elettronica nel sistema di gestione dei documenti, si eliminano i costi associati alla firma cartacea su tutti quei documenti firmati in un’azienda, una grande cifra che si moltiplica in dipartimenti specifici come l’HR o le vendite.

Con questi costi, ci riferiamo sia ai costi di generazione dei documenti, come la stampa e la manutenzione delle attrezzature, sia a quelli legati alla logistica, all’archiviazione o anche alla distruzione degli stessi.

Da alcuni anni, la responsabilità sociale delle imprese è una priorità per le aziende, che adottano misure e incorporano soluzioni che rafforzano il loro impegno per la cura dell’ambiente. Quei sistemi che hanno tecnologie che evitano la stampa contribuiscono al raggiungimento di un ufficio senza carta. Inoltre, la rinuncia alla scansione dei documenti firmati migliora significativamente l’efficienza e libera risorse.

Uanataca Interactive Signature. Integrate facilmente le firme elettroniche nel vostro software di gestione dei documenti

La convergenza di firme elettroniche e software di gestione dei documenti offre grandi vantaggi. Come risultato di questa unione, si arriva a fare una gestione e amministrazione veramente efficiente di tutta la documentazione aziendale, risparmiando tempo e fatica.

In questa occasione, si consiglia di integrare la Firma Interattiva nella gestione dei documenti della vostra azienda per la sua versatilità, efficienza e sicurezza. Grazie a questa soluzione di firma elettronica, i dipendenti e gli utenti saranno in grado di firmare qualsiasi tipo di documento o transazione da qualsiasi dispositivo, essendo generato in formato digitale, il che facilita la sua gestione.

La Firma Interattiva di Uanataca è una soluzione progettata affinché l’azienda inizi a utilizzare il servizio fin dal primo momento. Per fare questo, ha eliminato qualsiasi spesa iniziale, così come i costi di registrazione o di servizio. La sua accessibilità è ottenuta in parte grazie alla sua facilità di integrazione tramite API nella maggior parte dei software di gestione dei documenti, che si tratti di un’applicazione o di un’applicazione web. In entrambi i casi, l’integrazione della firma elettronica viene effettuata senza la necessità di modificare né il sistema né l’aspetto del gestore, rimanendo invariata l’esperienza dell’utente.

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