Les grands avantages des signatures électroniques dans la gestion des documents

Il importe peu que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise. Toutes les entreprises, quels que soient leur taille ou leur secteur, génèrent et reçoivent des documents quotidiennement. Le choix d’un système de gestion documentaire efficace, associé à des ressources technologiques et à des solutions numériques performantes, a un effet positif sur la croissance de votre entreprise.

Si vous envisagez de faire un usage vraiment efficace de toute la documentation de votre entreprise, vous découvrirez dans cet article les avantages de l’intégration des signatures électroniques dans le système de gestion des documents de votre entreprise.

Caractéristiques clés d’un bon système de gestion documentaire

Traditionnellement, la gestion documentaire a été comprise comme « l’ensemble des règles appliquées pour gérer et administrer les documents de tous types qui sont créés et reçus dans une organisation ».

Au delà de sa définition, et sans perdre de vue le nouveau scénario de travail, dans lequel le télétravail et les nouvelles méthodes de travail flexibles sont devenus la norme, le choix du système de gestion documentaire est crucial pour les entreprises. Son importance réside dans le rôle qu’il joue en tant que vecteur de développement, contribuant à la croissance exponentielle de l’entreprise. Mais pour que la gestion soit efficace et efficiente, elle doit répondre à une série d’exigences ;

➣ Facilité d’accès aux documents : le temps est une ressource précieuse dans toute entreprise. Un système accessible permet d’économiser le temps nécessaire à l’accomplissement de tâches récurrentes, par exemple en permettant l’extraction d’informations de manière agile et simple.

➣ Contrôle des versions : les différentes versions d’un même document sont une constante dans le développement d’un projet. Un système efficace de gestion des documents permet d’éviter les problèmes liés à l’existence de différentes versions parallèles des documents.

➣ Sécurité : savoir à tout moment qui accède à chaque document, d’où il est accédé et dans quel but.

Les problèmes de gestion des documents à affronter pendant le télétravail.

La dépendance physique au papier devient un problème sérieux dans la tâche de réaliser une gestion efficace des documents, qui répond aux exigences détaillées ci-dessus.

Le télétravail, une bouée de sauvetage qui, pendant l’enfermement, avait un caractère purement temporaire, a fini par devenir une modalité permanente dans nombre d’entreprises qui l’ont mis en œuvre. Les avantages ont été nombreux, mais pour de nombreuses entreprises qui ont conservé leur ancien système de gestion des documents sur papier, l’administration quotidienne de leur documentation est devenue une succession de problèmes. Nous en soulignons ci-dessous quelques-uns, car ce sont les plus courants.

➢ Le télétravail et la gestion des documents papier sont incompatibles : si les employés et les documents papier ne partagent pas le même espace, les tâches quotidiennes et nécessaires telles que la signature de tout type de documents et leur classement sont très difficiles à réaliser.

➢ Perte de productivité : le résultat de la complexité, et dans certains cas, l’impossibilité d’accéder aux documents physiques par les employés travaillant à domicile, retarde les tâches et les projets, en plus de diminuer considérablement la productivité.

5 avantages des signatures électroniques pour la gestion des documents

Une mauvaise gestion des documents professionnels peut avoir de graves conséquences. En optimisant les ressources technologiques, en intégrant des solutions numériques efficaces qui génèrent des documents au format numérique et en éliminant les inconvénients de la numérisation et de l’utilisation du papier, on réduit la consommation de ressources et on augmente la productivité.

De grandes améliorations peuvent être obtenues après l’incorporation de la signature électronique à la gestion de la documentation au sein d’une organisation, même dans les nouvelles méthodes de travail. Les modalités non présentielles, telles que le télétravail, permettront de contourner certains des problèmes de gestion documentaire des contrats et accords signés sur papier, en bénéficiant de ses avantages et de ses bénéfices multiples.

En intégrant les signatures électroniques au système de gestion des documents, nous réduisons considérablement le temps perdu à réaliser le processus de signature papier. Outre les économies réalisées, des solutions telles que la signature automatisée permettent de signer de grands volumes de tout type de document ou de transaction, en garantissant toujours son intégrité et son authenticité, pour une plus grande efficacité.

Grâce à la signature électronique, les employés, fournisseurs et clients peuvent signer des documents sans avoir besoin d’être ou de se présenter au siège de l’entreprise. Cette indépendance devient de plus en plus importante dans le nouveau scénario de travail, caractérisé par des professionnels qui exercent leurs fonctions à distance.

Dans les entreprises, il est courant de trouver des cas de signatures de documents qui nécessitent le consentement de plusieurs signataires. L’augmentation du nombre de signataires et, dans certains cas, la nécessité d’imprimer et de signer plus d’un exemplaire, augmentent la probabilité de perte de documents et de retards dans l’achèvement du processus de signature papier.

Dans certains projets, la signature immédiate des documents est vitale pour leur avancement. L’intégration des signatures électroniques dans le système de gestion des documents permet de signer les documents sans attente ni délai, ce qui accélère le processus de signature et évite les redoutables goulets d’étranglement.

En intégrant la signature électronique dans le système de gestion des documents, nous éliminons les coûts associés aux signatures papier sur tous ces documents signés dans une entreprise, un chiffre important qui est multiplié dans des départements spécifiques comme les RH ou les ventes.

Avec ces coûts, nous faisons référence à la fois aux coûts de production des documents, comme l’impression et la maintenance des équipements, et à ceux liés à la logistique, à l’archivage ou même à la destruction de ces derniers.

Depuis quelques années, la responsabilité sociale est une priorité pour les entreprises, qui adoptent des mesures et intègrent des solutions renforçant leur engagement en faveur de l’environnement. Les systèmes qui disposent de technologies permettant d’éviter l’impression contribuent à la réalisation d’un bureau sans papier. De plus, la suppression de la numérisation des documents signés améliore considérablement l’efficacité et libère des ressources.

Signature interactive Uanataca. Intégrez facilement les signatures électroniques à votre logiciel de gestion de documents

La convergence des signatures électroniques et des logiciels de gestion de documents offre de grands avantages. Grâce à cette union, vous obtenez une gestion et une administration vraiment efficaces de toute la documentation de l’entreprise, en économisant du temps et des efforts.

À cette occasion, nous vous recommandons d’intégrer la Signature Interactive dans la gestion documentaire de votre entreprise pour sa polyvalence, son efficacité et sa sécurité. Grâce à cette solution de signature électronique, les employés et les utilisateurs pourront signer tout type de document ou de transaction depuis n’importe quel appareil, étant généré en format numérique, ce qui facilite sa gestion.

La signature interactive d’Uanataca est une solution conçue pour que l’entreprise puisse commencer à utiliser le service dès le premier instant. Pour ce faire, elle a éliminé toute dépense initiale, ainsi que les frais d’enregistrement ou de service. Son accessibilité est obtenue en partie par sa facilité d’intégration via l’API dans la plupart des logiciels de gestion de documents, qu’il s’agisse d’une application ou d’une application web. Dans les deux cas, l’intégration de la signature électronique s’effectue sans qu’il soit nécessaire de modifier ni le système ni l’apparence du gestionnaire, l’expérience utilisateur restant inchangée.

? Si vous envisagez d’optimiser la gestion de votre entreprise, et que vous avez besoin de conseils pour intégrer la signature électronique, Uanataca met à votre disposition une équipe d’experts qui pourront répondre à vos questions sans engagement. Contactez-nous en écrivant un courriel à [email protected] ou en nous appelant au 93 272 290.

Les services de la Commission européenne sont à votre disposition.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *