Grandes vantagens da assinatura electrónica na gestão de documentos

Não importa se se é uma pequena, média ou grande empresa. Todas as empresas, independentemente da sua dimensão ou sector, geram e recebem diariamente documentos. A escolha de um sistema eficiente de gestão documental, combinado com recursos tecnológicos e soluções digitais eficazes, tem um efeito positivo no crescimento do seu negócio.

Se está a pensar fazer um uso verdadeiramente eficiente de toda a documentação da empresa, neste artigo conhecerá as vantagens de integrar as assinaturas electrónicas no sistema de gestão documental da sua empresa.

br>>>br>>>p> Características chave de um bom sistema de gestão de documentos

Tradicionalmente, a gestão de documentos tem sido entendida como “o conjunto de regras que são aplicadas para gerir e administrar documentos de todos os tipos que são criados e recebidos numa organização”.

Além da sua definição, e sem perder de vista o novo cenário de trabalho, no qual o teletrabalho e os novos métodos de trabalho flexíveis se tornaram a norma, a escolha do sistema de gestão documental é crucial para as empresas. A sua importância reside no papel que desempenha como veículo de desenvolvimento, contribuindo para o crescimento exponencial da empresa. Mas para que a gestão seja eficaz e eficiente, deve satisfazer uma série de requisitos;

➣ Facilidade de acesso aos documentos: o tempo é um recurso valioso em qualquer empresa. Um sistema acessível economiza a utilização do tempo necessário para completar tarefas recorrentes, tais como permitir a extracção de informação de uma forma ágil e simples.

➣ Controlo de versões: diferentes versões do mesmo documento são uma constante no desenvolvimento de um projecto. Um sistema eficaz de gestão de documentos evita os problemas derivados da existência de diferentes versões paralelas de documentos.

➣ Segurança: saber a todo o momento quem acede a cada documento, de onde é acedido e com que finalidade.

br>>>br>>>p>Problemas de gestão documental a enfrentar durante o teletrabalho.
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Dependência física do papel torna-se um problema sério na tarefa de realizar uma gestão documental eficiente, que cumpre os requisitos detalhados acima.

Telework, uma linha de vida que durante o confinamento tinha um carácter meramente temporário, acabou por se tornar uma modalidade permanente em muitas das empresas que a implementaram. Houve numerosas vantagens, mas para muitas empresas que mantiveram o seu antigo sistema de gestão documental baseado em papel, a administração diária da sua documentação tornou-se uma sucessão de problemas, destacando abaixo apenas alguns deles, uma vez que são os mais comuns.

➢ Teletrabalho e gestão de documentos em papel é incompatível: se empregados e documentos em papel não partilham o mesmo espaço, as tarefas diárias e necessárias, tais como assinar qualquer tipo de documentação e arquivá-los, são muito difíceis de realizar.

➢ Perda de produtividade: o resultado da complexidade, e em alguns casos, a impossibilidade de acesso a documentos físicos por parte dos funcionários que trabalham a partir de casa, atrasa tarefas e projectos, para além de diminuir significativamente a produtividade.

br>>>br>>>p>5 benefícios das assinaturas electrónicas para a gestão de documentos

A má gestão de documentos comerciais pode ter consequências graves. Maximizar os recursos tecnológicos, incorporando soluções digitais eficientes que geram documentos em formato digital, e eliminar as desvantagens da digitalização e da utilização de papel, reduz o consumo de recursos e aumenta a produtividade.

Tantos melhoramentos podem ser alcançados após a incorporação da assinatura electrónica na gestão da documentação dentro de uma organização, mesmo em novas formas de trabalho. Modalidades não presenciais como o teletrabalho, contornarão alguns dos problemas de gestão documental dos contratos e acordos assinados em papel, beneficiando das suas vantagens e múltiplos benefícios.

Ao incorporar as assinaturas electrónicas no sistema de gestão de documentos, reduzimos consideravelmente o tempo desperdiçado na conclusão do processo de assinatura em papel. Além da poupança, soluções como a Assinatura Automatizada permitem a assinatura de grandes volumes de qualquer tipo de documento ou transacção, garantindo sempre a sua integridade e autenticidade, conseguindo uma maior eficiência.

P> Graças à assinatura electrónica, funcionários, fornecedores e clientes podem assinar documentos sem a necessidade de estarem ou aparecerem na sede da empresa. Esta independência está a tornar-se cada vez mais importante no novo cenário de trabalho, caracterizado por profissionais que desempenham as suas funções à distância.

Em empresas, é comum encontrar casos de assinaturas de documentos que requerem o consentimento de vários signatários. O aumento do número de signatários, e em alguns casos, a necessidade de imprimir e assinar mais de uma cópia, aumenta a probabilidade de perda de documentação e atrasos na conclusão do processo de assinatura em papel.

Em alguns projectos, a assinatura imediata de documentos é vital para o seu progresso. A integração de assinaturas electrónicas no sistema de gestão de documentos permite que os documentos sejam assinados sem esperas ou atrasos, acelerando o processo de assinatura e evitando os temidos engarrafamentos.

Ao incorporar a assinatura electrónica no sistema de gestão de documentos, eliminamos os custos associados à assinatura em papel em todos os documentos assinados numa empresa, um número grande que se multiplica em departamentos específicos como RH ou vendas.

Com estes custos, referimo-nos tanto aos custos de geração de documentos, tais como impressão e manutenção de equipamento, como aos relacionados com a logística, arquivo ou mesmo a destruição dos mesmos.

Há já alguns anos que a responsabilidade social das empresas tem sido uma prioridade para as empresas, adoptando medidas e incorporando soluções que reforcem o seu compromisso com os cuidados ambientais. Os sistemas que possuem tecnologias que evitam a impressão contribuem para a realização de um escritório sem papel. Além disso, a dispensa da digitalização de documentos assinados melhora significativamente a eficiência e liberta recursos.

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Uanataca Interactive Signature. Integre facilmente as assinaturas electrónicas no seu software de gestão de documentos

A convergência de assinaturas electrónicas e software de gestão de documentos oferece grandes vantagens. Como resultado desta união, poderá fazer uma gestão e administração verdadeiramente eficiente de toda a documentação da empresa, poupando tempo e esforço.

Nesta ocasião, recomendamos a integração da Assinatura Interactiva na gestão documental da sua empresa pela sua versatilidade, eficiência e segurança. Graças a esta solução de assinatura electrónica, empregados e utilizadores poderão assinar qualquer tipo de documento ou transacção a partir de qualquer dispositivo, sendo gerado em formato digital, o que facilita a sua gestão.

Uanataca’s Interactive Signature é uma solução concebida para que a empresa comece a utilizar o serviço desde o primeiro momento. Para tal, eliminou qualquer despesa inicial, bem como os custos de registo ou serviço. A sua acessibilidade é conseguida em parte pela sua facilidade de integração via API na maioria do software de gestão documental, quer se trate de uma App ou de uma aplicação web. Em ambos os casos, a integração da assinatura electrónica é realizada sem necessidade de modificar nem o sistema nem a aparência do gestor, mantendo-se inalterada a experiência do utilizador.

? Se está a pensar optimizar a gestão do seu negócio, e precisa de aconselhamento para integrar a assinatura electrónica, Uanataca oferece-lhe uma equipa de peritos que pode responder às suas perguntas sem compromisso. Contacte-nos escrevendo um e-mail para [email protected] ou ligue-nos para o número 93 272 290.

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